Règlement intérieur de la Conférence des Services de traduction des États européens (CST)

Les Services membres de la Conférence des services de traduction des États européens (ci-après dénommée « la Conférence »), réunis à Madrid le 16 octobre 2008,

S’appuyant sur l’expérience acquise en matière de coopération dans le cadre du Règlement de la Conférence adopté à Berne le 19 octobre 1982,

Désireux d’intensifier leur coopération,

Sont convenus d’arrêter le présent Règlement intérieur :

Article Ier - Objectifs et fonction

  1. La Conférence œuvre en faveur d’une coopération efficace entre les services de traduction, de terminologie et/ou d’interprétation relevant des administrations centrales d’États européens.
  2. A cette fin, la Conférence favorise :
    a) les échanges d’information et d’expériences dans le domaine de la traduction, de la terminologie et de l’interprétation, ainsi que de la documentation y relative ;
    b) l’assistance mutuelle dans le domaine de la traduction, de la terminologie et de l’interprétation, ainsi que de la documentation y relative ;
    c) la coordination et la réalisation de programmes et projets intéressant la traduction, la terminologie et l’interprétation ;
    d) la coopération sur le plan de la formation professionnelle et dans tous les autres domaines intéressant les traducteurs, terminologues et interprètes de la fonction publique.

Article II - Services membres

  1. Sont Services membres de la Conférence les services de traduction, de terminologie et/ou d’interprétation relevant des administrations centrales d’États européens qui avaient cette qualité à la date du 16 octobre 2008.
  2. Peuvent demander à adhérer à la Conférence en qualité de Services membres dès l’entrée en vigueur du présent Règlement intérieur les services de traduction, de terminologie et/ou d’interprétation relevant des administrations centrales d’États européens. Ils adressent à cet effet une demande écrite d’adhésion à la Présidence qui est tenue de la notifier à tous les Services membres dans un délai de deux mois à compter de sa réception. La demande est réputée agréée si, dans un délai de deux mois à compter de la notification par la Présidence, aucun Service membre ne requiert le renvoi de la demande à l’Assemblée, qui décide.
  3. Les Services membres s’engagent à coopérer dans la mesure de leurs moyens à la poursuite des objectifs de la Conférence.
  4. Les Services membres sont énumérés dans la liste en annexe, tenue à jour en permanence par la Présidence.

Article III - Services participants

Peuvent demander à participer aux travaux de la Conférence sans droit de vote :

a) les Services de traduction, de terminologie et/ou d’interprétation relevant des administrations centrales d’États hors d’Europe ;

b) les Services de traduction, de terminologie et/ou d’interprétation d’organisations intergouvernementales.

L’article II, paragraphes 2 et 4, s’applique par analogie.

Article IV - Organes

Les organes de la Conférence sont l’Assemblée et la Présidence.

Article V - Assemblée

  1. L’Assemblée est composée des délégués des Services membres. En règle générale, chaque Service membre envoie deux délégués.
  2. Chaque Service participant peut envoyer aux sessions de l’Assemblée un représentant qui est autorisé à soumettre des suggestions mais qui n’a pas le droit de vote. La Présidence fixe les questions dont l’examen est réservé aux seuls Services membres.
  3. L’Assemblée :
    a) définit les modalités de la coopération visée à l’article Ier ;
    b) adopte les recommandations de la Conférence ;
    c) statue sur la création et le mandat des groupes de travail ;
    d) examine les rapports et les propositions qui lui sont soumis par les groupes de travail et par les Services membres ;
    e) examine le bilan d’activité établi par la Présidence conformément à l’article VI, paragraphe 2 e) ;
    f) élit la prochaine Présidence de la Conférence et désigne la Présidence suivante ;
    g) prend toute décision concernant la coopération avec d’autres institutions poursuivant des objectifs analogues.
  4. L’Assemblée se réunit tous les deux ans en session ordinaire. Elle peut se réunir en session extraordinaire soit de sa propre initiative, soit à la demande d’un tiers au moins des Services membres. Dans ce dernier cas, le lieu de la session est fixé par la Présidence.
  5. Sauf dispositions contraires du présent Règlement intérieur, les décisions de l’Assemblée sont prises à la double majorité des deux tiers des Services membres présents et votants et des pays qu’ils représentent. Chaque Service membre dispose d’une seule voix. Les membres qui s’abstiennent sont réputés non votants.

Article VI - Présidence

  1. La Présidence de la Conférence est assumée pour une période de deux ans par le Service membre élu conformément à l’article V, paragraphe 3 f), à compter du 1er janvier suivant la fin de la session de l’Assemblée qui l’a élu. La Présidence sortante apporte son assistance à la nouvelle Présidence pour assurer la continuité.
  2. La Présidence :
    a) prépare l’ordre du jour des sessions de l’Assemblée ;
    b) assure l’organisation et la direction des travaux de l’Assemblée, au besoin avec l’aide d’un autre service ;
    c) assure la diffusion des décisions et recommandations adoptées par l’Assemblée ;
    d) assure la diffusion aux Services membres et aux Services participants des rapports et propositions des groupes de travail ;
    e) dresse, à la fin de son mandat, un bilan des activités de la Conférence ;
    f) exerce, dans la mesure de ses moyens, toute autre fonction que l’Assemblée lui confie ;
    g) invite ou accepte d’inviter des représentants de services ou d’institutions autres que les Services membres ou Services participants, à assister en qualité d’observateurs aux travaux de l’Assemblée. Les observateurs n’ont ni le droit de vote, ni la possibilité de soumettre des suggestions ;
    h) archive sur le site Internet de la Conférence tous les documents pertinents des deux années de présidence.

Article VII – Groupes de travail

  1. Les groupes de travail sont composés des représentants des Services membres ou participants volontaires.
  2. Chaque groupe de travail désigne en son sein un président et un vice-président. Il informe la Présidence de ces désignations.
  3. Les groupes de travail peuvent, en cas de besoin, faire appel à des experts, à condition que cela n’entraîne pas de frais pour la Conférence.
  4. Les groupes de travail rendent compte à l’Assemblée.

Article VIII - Archives

Un des Services membres assure l’archivage des documents-papier de la Conférence depuis sa création et jusqu’à la fin de la Présidence néerlandaise en 2006. À compter de janvier 2007, les documents sont archivés exclusivement en format numérique sur le site Internet de la Conférence.

Article IX - Langues

  1. L’allemand, l’anglais et le français sont les langues de travail de la Conférence, dans lesquelles ses documents sont établis. Pendant les travaux de l’Assemblée, la Présidence assure dans l’une ou l’autre de ces langues le résumé des interventions lorsque la compréhension des débats l’exige.
  2. Durant les réunions, chacun peut recourir à sa propre langue si elle diffère des langues de travail, à la condition qu’il assure, à ses frais, l’interprétation dans au moins l’une des trois langues de travail de la Conférence.
  3. Lorsqu’un Service n’est pas en mesure de respecter les principes précités par ses propres moyens, les autres Services sont tenus de l’assister.

Article X - Coûts de participation

Les Services membres et les Services participants supportent les frais de leur participation aux travaux de la Conférence. Aucune cotisation n’est demandée. Aucun Service n’est tenu de prendre en charge des frais résultant de décisions ou de recommandations de la Conférence.

Article XI - Amendements

  1. Tout Service membre peut proposer un amendement au présent Règlement intérieur. Il envoie sa proposition à la Présidence qui la communique immédiatement aux Services membres et aux Services participants et au plus tard quatre mois avant la session de l’Assemblée à l’ordre du jour de laquelle il sera inscrit. Toute modification proposée à un tel amendement doit être communiquée aux Services membres et aux Services participants au plus tard deux mois avant la session de l’Assemblée.
  2. Les amendements ayant des incidences financières doivent être adoptés à l’unanimité. Les autres amendements doivent l’être selon les dispositions de l’article V, paragraphe 5. Les amendements ainsi adoptés entrent en vigueur deux mois après leur notification par la Présidence à tous les Services membres et Services participants.

Article XII - Retrait

  1. Tout Service membre ou Service participant peut se retirer de la Conférence moyennant un préavis écrit de trois mois. La Présidence en informe dans les plus brefs délais tous les Services membres et Services participants.
  2. Lorsque l’Assemblée constate qu’un Service :
    a) a cessé toute activité dans les domaines d’action définis à l’article Ier, ou
    b) ne remplit pas les obligations inhérentes à son adhésion, notamment qu’il n’a pas participé aux travaux de la Conférence pendant quatre années consécutives,
    elle demande à la Présidence d’inviter ce Service à se déterminer sur sa participation aux travaux de la Conférence.
  3. En l’absence de réponse dans un délai de trois mois ou en cas de réponse négative, ce Service est considéré comme s’étant retiré de la Conférence. L’Assemblée prend acte de ce retrait.
  4. L’Assemblée statue sur l’exclusion du Service qui, au cours des deux années suivantes, n’a toujours pas participé aux travaux de la Conférence.

Article XIII - Dissolution

La Conférence est dissoute si le nombre des pays représentés par les Services membres est inférieur à cinq. Elle peut être dissoute à tout moment par décision unanime des Services membres.

Article XIV - Dispositions finales

  1. Le Règlement de la Conférence adopté à Berne le 19 octobre 1982 et son registre courant sont abrogés.
  2. Le présent Règlement intérieur est adopté à la double majorité des deux tiers des Services membres présents et votants et des pays qu’ils représentent.
  3. Il entre en vigueur immédiatement.

 

Fait à Madrid, le 16 octobre 2008

en allemand, anglais et français, les trois textes faisant également foi.