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Créer des documents avec deux tables des matières

Prenons le cas d'un texte volumineux en deux parties ayant chacune besoin de sa propre table des matières. Le traitement de texte par défaut ne permet d'établir qu'un seul sommaire pour l'ensemble du texte. Il est pourtant possible de contourner le système pour établir automatiquement deux tables des matières distinctes. Il faut attribuer aux titres des styles différents, mais aux caractéristiques identiques. Il ne reste plus alors qu'à déplacer et mettre en forme la seconde table des matières.

Adapter la mise en forme

  1. Il faut attribuer aux titres de chaque table des matières des styles différents, mais aux caractéristiques identiques. Donnez aux titres de la première partie le nom Titre 1 et à ceux de la seconde partie le nom Titre 2. Cela fonctionne également si le texte comporte plusieurs niveaux de titres. Il faut alors nommer Titre 1 et Titre 2 les titres de la première partie, Titre 3 et Titre 4 ceux de la seconde partie, et ainsi de suite.
  2. Veillez à harmoniser la présentation des différents titres. Ainsi, dans le premier exemple, le Titre 1 doit recevoir exactement la même mise en forme que le titre 2.

Insérer des tables de matières

  1. Insérez la première table des matières au début du document. Dans la fenêtre de dialogue Table des matières, cliquez sur le bouton Options. La liste des styles disponibles qui s'ouvre met en évidence la hiérarchie des titres. Supprimez par exemple la valeur figurant en regard de Titre 2 pour que les titres correspondants ne soient pas repris dans la table des matières.
  2. Insérez la seconde table des matières à l'endroit souhaité du document. À nouveau, dans la fenêtre de dialogue Table des matières, cliquez sur le bouton Options et désactivez les titres qui ne doivent pas y figurer. Supprimez par exemple la valeur figurant en regard de Titre 1 et dans le champ en regard de Titre 2, ajoutez un 1 pour que ces titres soient repris au niveau 1 dans la table des matières. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.
  3. Cette procédure fonctionne également en cas de table des matières à plusieurs niveaux.
  4. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de dialogue Table des matières. Répondez par Non à la question Remplacer la table des matières sélectionnée ?

Les deux tables des matières sont créées et peuvent être actualisées automatiquement et indépendamment l'une de l'autre.

Éliminer les doubles espaces à l’aide du correcteur grammatical

Les doubles espaces entre deux mots sont récurrents, même s’ils sont peu visibles à l’écran malgré l’affichage des caractères masqués. Ils sont faciles à éliminer à l’aide du correcteur grammatical.

Paramètres du correcteur grammatical :

  1. Dans le menu Fichiers, cliquer sur le bouton Options.
  2. Sélectionner l’option Vérification.
  3. Cliquer sur le bouton Paramètres en bas de la fenêtre ; la fenêtre des paramètres du correcteur grammatical s’ouvre.
  4. Activer l’option Ponctuation et espacement.
  5. Fermer la fenêtre en cliquant sur OK.
  6. Activer l’option Vérifier la grammaire au cours de la frappe. Le correcteur grammatical souligne en vert les doubles espaces lors de la saisie. Ce paramétrage peut-être désactivé s’il dérange.
  7. Fermer la fenêtre d’options en cliquant sur OK.

Vérification de la grammaire :

  • Si le correcteur grammatical en cours de frappe est activé, les endroits où des corrections sont nécessaires sont signalés au fur et à mesure. Faire un clic droit sur la ligne verte. Le menu Word qui s’ouvre propose les deux mots séparés par un seul espace. Il suffit de cliquer sur cette proposition.
  • Si l’affichage des propositions de correction en cours de frappe n’est pas activé, la vérification de l’orthographe et de la grammaire peut être lancée une fois le texte saisi au moyen de la touche [F7]. Les doubles espaces entre les mots y sont également signalés et peuvent être corrigés en cliquant sur le bouton Modifier.

Pour éliminer les traits noirs qui apparaissent à la place des puces et des numéros

Si à l’ouverture d’un document Word, toutes les puces et tous les numéros sont recouverts d’un trait noir alors que la mise en forme est correcte, il s’agit d’un bug dans le logiciel. La procédure suivante permet généralement d’y remédier 

  1. Placer le curseur de la souris derrière le premier trait noir et appuyer sur la flèche « retour en arrière ».
  2. Utiliser le raccourci [Control]+[Maj]+[S].
  3. La fenêtre de dialogue Appliquer les styles s’ouvre.
  4. Cliquer sur le bouton Réappliquer.

Les puces et numéros réapparaissent.

À noter : éviter toute mise en forme séparée des puces et numéros. La police et la taille des caractères s’obtiennent par application du style correspondant.

La ligne au-dessus des notes de bas de page a disparu

Il peut arriver que la ligne de séparation entre le texte et les notes de bas de page disparaisse lors de la mise en forme du document ou de la fusion de plusieurs documents.

Pour rétablir la ligne de séparation :

  1. Dans la barre de menu, cliquer sur Affichage, puis choisir le groupe Affichages document et cliquer sur le bouton Brouillon.
  2. Dans la barre de menu, cliquer sur Références, puis choisir le groupe Notes de bas de page et cliquer sur le bouton Afficher les notes.
  3. Dans le menu déroulant Notes de bas de page qui apparaît dans la partie inférieure de l’écran, sélectionner l’option Séparateur de note de bas de page.

Accéder plus rapidement aux dossiers de fichiers fréquemment utilisés

  1. Ouvrez un fichier Word qui se trouve dans votre dossier préféré.
  2. Cliquez dans Word sur le menu Fichier.
  3. Sélectionnez dans la barre gauche du menu l'option Récent.
    => Une liste avec les dossiers récemment utilisés apparait maintenant à droite.
  4. Placez le curseur sur votre dossier préféré.
    => Une épingle apparaît.
  5. Cliquez sur le symbole de l'épingle derrière votre classeur préféré.
    => La couleur et l'apparence de l'épingle changent.

Word utilise désormais automatiquement ce dossier en premier et ceci est valable pour le démarrage et la sauvegarde.

Modifier les documents Word protégés par un mot de passe

Il est fréquent de protéger un document par un mot de passe pour éviter qu’il soit modifié.
Si vous ne pouvez pas accéder au mot de passe, cette solution est souvent utile :

  1. Enregistrez le document avec la commande Enregistrer sous.
  2. Dans le champ Type (de fichier), sélectionnez l’option Texte OpenDocument (*.odt).
  3. Ouvrez le nouveau document avec l’extension *.odt dans Word.
  4. Ré-enregistrez le document que vous venez d’ouvrir avec la commande Enregistrer sous.
    Sélectionnez cette fois dans le champ Type (de fichier) l’option Document Word (*.docx).

Le document peut maintenant être modifié.