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Dokumente mit zwei Inhaltsverzeichnissen erstellen

Ein größerer Text soll zwei Teile vereinen, die jedoch beide ein eigenes Inhaltsverzeichnis benötigen. Die Standardfunktion der Textverarbeitung liefert aber nur ein einheitliches Verzeichnis für alle Seiten. Mit einem Trick gelingt das automatische Erstellen der getrennten Verzeichnisse trotzdem. Er nutzt unterschiedliche, aber gleich formatierte Formatvorlagen, die den Überschriften zugewiesen werden. Das zweite Verzeichnis muss zum Schluss nur noch an die richtige Stelle geschoben und formatiert werden.

Formatvorlagen anpassen

  1. Sie müssen den Überschriften für jedes Inhaltsverzeichnis jeweils verschiedene aber einheitlich aussehende Formatvorlagen zuweisen. Formatieren Sie z.B. die Überschriften im ersten Teil mit der Formatvorlage Überschrift 1 und die Überschriften im zweiten Teil mit der Formatvorlage Überschrift 2. (Bei mehrstufigen Überschriften funktioniert das ähnlich, indem Sie im ersten Teil die Überschriften 1 und 2 sowie im zweiten Teil die Überschriften 3 und 4 usw. verwenden.)
  2. Achten Sie darauf, die jeweiligen Überschriften so zu formatieren, dass der Text nachher einheitlich aussieht. Sie müssen z.B. die Überschrift 1 genauso formatieren wie die Überschrift 2.

Inhaltsverzeichnisse einfügen

  1. Fügen Sie am Dokumentanfang das erste Inhaltsverzeichnis ein. Klicken Sie dann im Dialogfenster Inhaltsverzeichnis auf die Schaltfläche Optionen. Die Liste der verfügbaren Formatvorlagen zeigt die Zuordnung von Überschriften und Verzeichnisebenen. Löschen Sie hier z.B. den Wert hinter Überschrift 2, damit diese nicht in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen wird.
  2. Fügen Sie das zweite Inhaltsverzeichnis an der gewünschten Stelle im Dokument ein. Auch hier klicken Sie im Dialogfenster Inhaltsverzeichnis auf die Schaltfläche Optionen und deaktivieren die Überschriften, die nicht im Verzeichnis erscheinen sollen. Entfernen Sie z.B. die Zahl im Feld neben Überschrift 1 und setzen Sie in das Feld neben Überschrift 2 eine 1, damit diese als Ebene 1 im Inhaltsverzeichnis erscheint. Schließen Sie das Fenster mit OK.
  3. Bei mehrstufigen Überschriften verfahren Sie entsprechend.
  4. Schließen Sie das Dialogfenster Inhaltsverzeichnis mit OK. Beantworten Sie die Frage nach dem Ersetzen des vorhandenen Verzeichnisses mit Nein.

Beide Verzeichnisse werden nun erstellt und lassen sich automatisch und unabhängig voneinander aktualisieren.

Doppelte Leerzeichen mit Hilfe der Grammatikprüfung entfernen

Sie kommen immer wieder vor: doppelte Leerzeichen zwischen den Wörtern. Am Bildschirm sieht man sie kaum, selbst wenn die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen eingeschaltet ist. Mit Hilfe der Grammatikprüfung können Sie doppelte Leerzeichen schnell aufspüren.

Grammatikeinstellungen:

  1. Klicken sie im Menü Datei auf die Schaltfläche Optionen.
  2. Wählen Sie die Option Dokumentprüfung.
  3. Klicken Sie in der Mitte des Fensters auf die Schaltfläche Einstellungen, um die Grammatikeinstellungen zu öffnen.
  4. Aktivieren Sie die Option Leerzeichen zwischen Wörtern oder Sätzen.
  5. Schließen Sie die Grammatikeinstellungen mit einem Klick auf OK.
  6. Aktivieren Sie die Word-Option Grammatikfehler während der Eingabe markieren. Jetzt zeigt die Grammatikprüfung schon beim Schreiben die bemängelten Stellen durch eine grüne Schlangenlinie unter dem Text. Falls Sie dies im Schreibfluss stört, verzichten sie auf diese Einstellung.
  7. Schließen Sie die Optionen mit einem Klick auf OK.

Grammatikprüfung:

  • Wenn Sie sich für die Grammatikprüfung während der Eingabe entschieden haben, sehen Sie bereits während der Texterfassung, wo Korrekturbedarf ist. Klicken Sie die grüne Schlangenlinie mit der rechten Maustaste an. Sofern doppelte Leerzeichen verwendet wurden, zeigt Word dann im Menü die beiden Wörter mit einfacher Leerstelle. Zur Korrektur genügt es, diesen Menüpunkt anzuklicken.
  • Wenn Sie während der Texterfassung keinen Wert auf solche Korrekturen legen, starten Sie nach Abschluss der Texteingabe die Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit der Taste [F7]. Auch hier werden Ihnen unter anderem die Wortzwischenräume mit doppelten Leerzeichen angezeigt, die Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Ändern korrigieren können.

Schwarzer Balken statt Gliederungspunkte

Beim Öffnen eines Word-Dokuments werden plötzlich alle Nummerierungen und Aufzählungszeichen durch einen schwarzen Balken verdeckt, obwohl die Formatvorlagen korrekt sind.

Hier handelt es sich um einen Bug in der Software. In den meisten Fällen hilft folgende Vorgehensweise:

  1. Stellen Sie den Mauszeiger hinter den ersten schwarzen Balken und drücken Sie die Pfeiltaste nach links.
  2. Drücken sie die Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[S].
  3. Das Dialogfenster Formatvorlage übernehmen öffnet sich.
  4. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Erneut zuweisen.

Die Aufzählungen oder Nummerierungen sind wieder zu sehen.

Tipp: Vermeiden Sie es, die Nummerierungen und Aufzählungszeichen separat zu formatieren. Sie sollten Schriftart und -größe aus der dazugehörigen Formatvorlage beziehen.

Die Linie über den Fußnoten ist verschwunden

Beim Formatieren oder beim Zusammenfügen von mehreren Dokumenten kann es vorkommen, dass die Trennlinie zwischen Text und Fußnoten verschwindet.

Führen Sie folgende Schritte aus, um die Trennlinie wieder einzufügen:

  1. Klicken Sie im Menüband Ansicht in der Gruppe Dokumentenansicht auf die Schaltfläche Entwurf.
  2. Klicken Sie im Menüband Verweise in der Gruppe Fußnoten auf die Schaltfläche Notizen anzeigen.
  3. Wählen Sie im Dialogfenster Fußnoten die Option Fußnotentrennlinie.

Schneller auf häufig genutzen Ordner mit Dokumenten zugreifen

  1. Öffnen Sie ein Word-Dokument, dass sich in dem von Ihnen bevorzugten Ordner befindet.
  2. Klicken Sie in Word auf das Menü Datei.
  3. Wählen Sie in der linken Menüleiste die Option Zuletzt verwendet.
    => Auf der rechten Seite wird eine Liste mit den zuletzt verwendeten Ordnern angezeigt.
  4. Fahren Sie mit der Maus über Ihren bevorzugten Ordner.
    => Ein Nadelsymbol erscheint.
  5. Klicken Sie auf das Nadel-Symbol hinter Ihrem bevorzugten Ordner.
    => Farbe und Aussehen des Nadel-Symbols verändern sich.

Künftig greift Word automatisch zuerst auf diesen Ordner zu - und zwar beim Öffnen genauso wie beim Speichern.

Kennwortgeschützte Word-Dokumente bearbeiten

Häufig werden Dokumente mit einem Kennwort vor dem Bearbeiten geschützt.
Wenn Sie das Kennwort nicht beschaffen können, hilft häufig dieser Workaround:

  1. Speichern Sie das Dokument mit dem Befehl Speichern unter.
    Wählen Sie dabei im Feld Dateityp die Option OpenDocument-Text (*.odt).
  2. Öffnen Sie das neue Dokument mit der Dateinamenerweiterung *.odt in Word.
  3. Speichern Sie das gerade geöffnete Dokument erneut mit dem Befehl Speichern unter.
    Wählen Sie dabei im Feld Dateityp die Option Word-Dokument (*.docx).

Das Dokument kann jetzt bearbeitet werden.