Règlement intérieur de la CST

Les Services membres de la Conférence des services de traduction des États européens (ci-après dénommée « la Conférence »), réunis à Helsinki le 11 septembre 2025, 

S’appuyant sur l’expérience acquise en matière de coopération dans le cadre du Règlement de la Conférence adopté à Berne le 19 octobre 1982 et amendé à Madrid le 16 octobre 2008, à Ankara le 22 novembre 2018 et à Paris le 23 septembre 2021, 

Désireux d’intensifier leur coopération,

Sont convenus d’arrêter le présent Règlement intérieur :

Article Ier – Objectifs et fonction

  1. La Conférence oeuvre en faveur d’une coopération efficace entre les services de traduction, de terminologie ou d’interprétation relevant des administrations centrales d’États européens.
  2. A cette fin, la Conférence favorise :
    (a) les échanges d’information et d’expériences dans le domaine de la traduction, de la terminologie et de l’interprétation, ainsi que de la documentation y relative ;
    (b) l’assistance mutuelle dans le domaine de la traduction, de la terminologie et de l’interprétation, ainsi que de la documentation y relative ;
    (c) la coordination et la réalisation de programmes et projets intéressant la traduction, la terminologie et l’interprétation ;
    (d) la coopération sur le plan de la formation professionnelle et dans tous les autres domaines intéressant les traducteurs, terminologues et interprètes de la fonction publique.

Article II – Services membres

  1. Sont Services membres de la Conférence les services de traduction, de terminologie ou d’interprétation d’États européens qui avaient cette qualité à la date du 11 septembre 2025.
  2. Peuvent demander à adhérer à la Conférence en qualité de Services membres dès l’entrée en vigueur du présent Règlement intérieur les services de traduction, de terminologie ou d’interprétation relevant des administrations centrales d’États européens. En fonction de la structure administrative de chaque pays, des entités différentes relèvent de l’administration centrale. Pour pouvoir adhérer à la Conférence, un service doit dépendre d'une entité relevant de l’administration centrale du pays dans lequel il est établi. Les services de traduction, de terminologie et d’interprétation des parlements et des banques centrales sont éligibles.
  3. Pour adhérer à la Conférence, un candidat adresse une demande écrite d’adhésion à la Présidence qui est tenue de la notifier à tous les Services membres dans un délai de deux mois à compter de sa réception. La demande est réputée agréée si, dans un délai de deux mois à compter de la notification par la Présidence, aucun Service membre ne requiert le renvoi de la demande à l’Assemblée, qui décide.
  4. Les Services membres s’engagent à coopérer dans la mesure de leurs moyens à la poursuite des objectifs de la Conférence.

  5. Les Services membres sont énumérés dans la liste en annexe, tenue à jour en permanence par la Présidence.

Article III – Services participants

Peuvent demander à participer aux travaux de la Conférence sans droit de vote :

(a) les Services de traduction, de terminologie ou d’interprétation relevant des administrations centrales d’États hors d’Europe ;
(b) les Services de traduction, de terminologie ou d’interprétation d’organisations intergouvernementales.

L’article II, paragraphes 2 et 4, s’applique par analogie.

Article IV – Organes

Les organes de la Conférence sont l’Assemblée et la Présidence.

Article V – Assemblée

  1. LL’Assemblée est composée des délégués des Services membres, en règle générale, deux délégués par Service membre.

  2. Chaque Service participant peut envoyer aux sessions de l’Assemblée un représentant qui est autorisé à soumettre des suggestions mais qui n’a pas le droit de vote. La Présidence fixe les questions dont l’examen est réservé aux seuls Services membres.

  3. L’Assemblée :
    (a) adopte le Règlement intérieur ;
    (b) définit les modalités de la coopération visée à l’article Ier ;
    (c) adopte les recommandations de la Conférence ;
    (d) statue sur la création et le mandat des groupes de travail ;
    (e) examine les rapports et les propositions qui lui sont soumis par les groupes de travail et par les Services membres ;
    (f) examine le bilan d’activité établi par la Présidence conformément à l’article VI, paragraphe 2 f) ;
    (g) élit la prochaine Présidence de la Conférence et désigne la Présidence suivante ; 
    (h) prend toute décision concernant la coopération avec d’autres institutions poursuivant des objectifs analogues.

  4. L’Assemblée se réunit tous les deux ans en session ordinaire. Elle peut se réunir en session extraordinaire :
    (a) sur décision de la Présidence ;
    (b) à la demande d’un tiers au moins des Services membres ; ou
    (c) à la demande de l’ensemble des groupes de travail.
    Dans le premier cas, le lieu de la session est fixé par la Présidence, dans les deux derniers cas, par un Service membre qui se porte volontaire pour l’organiser.

  5. Sauf dispositions contraires du présent Règlement intérieur, les décisions de l’Assemblée sont prises à la double majorité des deux tiers des Services membres présents et votants et des pays qu’ils représentent. Chaque Service membre dispose d’une seule voix. Les membres qui s’abstiennent sont réputés non votants.

Article VI – Présidence

  1. La Présidence de la Conférence est assumée pour une période de deux ans par le Service membre élu conformément à l’article V, paragraphe 3 f), à compter du 1er janvier suivant la fin de la session de l’Assemblée qui l’a élu. La Présidence sortante apporte son assistance à la nouvelle Présidence pour assurer la continuité.
  2. La Présidence :
    (a) prépare l’ordre du jour des sessions de l’Assemblée ;
    (b) assure l’organisation et la direction des travaux de l’Assemblée, au besoin avec l’aide d’un autre service ;
    (c) assure la diffusion des décisions et recommandations adoptées par l’Assemblée ;
    (d) assure la diffusion aux Services membres et aux Services participants des rapports et propositions des groupes de travail ;
    (e) assume le coût du nom de domaine et de l’hébergement du site internet de la Conférence ou cherche un autre Service membre ou Service participant disposé à le faire ;
    (f) dresse, à la fin de son mandat, un bilan des activités de la Conférence ;
    (g) exerce, dans la mesure de ses moyens, toute autre fonction que l’Assemblée lui confie ;
    (h) invite ou accepte d’inviter des représentants de services ou d’institutions autres que les Services membres ou Services participants, à assister en qualité d’observateurs aux travaux de l’Assemblée. Les observateurs n’ont ni le droit de vote, ni la possibilité de soumettre des suggestions ;
    (i) archive sur le site internet de la Conférence tous les documents pertinents des deux années de présidence.
  3. La Présidence a le droit de représenter la Conférence dans des réunions ou groupes présentant un intérêt pour la Conférence. Tout Service membre ou Service participant peut informer la Présidence de ces réunions ou groupes. La Présidence, après consultation des présidents, vice-présidents et co-présidents de chaque groupe de travail :
    (a) prend une décision sur la participation de la Conférence à ces réunions ou groupes ;
    (b) peut transférer son droit de représentation à un membre d’un groupe de travail.

Article VII – Groupes de travail

  1. Les groupes de travail sont composés des représentants des Services membres ou des Services participants volontaires.
  2. Chaque groupe de travail fixe son mode de fonctionnement interne. Il communique à la Présidence les noms de son président et vice-président ou de ses co-présidents.
  3. Les groupes de travail peuvent, en cas de besoin, faire appel à des experts, à condition que cela n’entraîne pas de frais pour la Conférence.
  4. Les groupes de travail rendent compte à l’Assemblée.

Article VIII – Circonstances exceptionnelles

  1. Aux fins du présent règlement intérieur, l’expression « circonstances exceptionnelles » désigne toute situation qui empêche la réalisation des objectifs énoncés à l’article Ier ou qui empêche la tenue d’une ou plusieurs réunions des groupes de travail ou de la session de l’Assemblée.
  2. En cas de circonstances exceptionnelles qui empêchent la Présidence d’organiser la session
    ordinaire de l’Assemblée durant son mandat de deux ans, la Présidence peut :
    (a) soit, après consultation des présidents, vice-présidents et co-présidents de tous les groupes de travail ainsi que de la ou des Présidence(s) désignée(s), proroger son mandat d’une année et faire en sorte que l’Assemblée se tienne durant cette période ;
    (b) soit transférer la responsabilité d’organiser la session de l’Assemblée à la Présidence désignée. La Présidence désignée peut tenir une session extraordinaire de l’Assemblée conformément à l’article V, paragraphe 4.
  3. Si la Présidence n’organise pas l’Assemblée durant son mandat de deux ans ou son mandat prorogé, les présidents, vice-présidents et co-présidents de tous les groupes de travail se consultent sur la manière de procéder. Ils peuvent décider :
    (a) d’organiser une session extraordinaire de l’Assemblée conformément à l’article V, paragraphe 4 ; ou
    (b) de transférer la Présidence à la Présidence désignée qui est alors réputée avoir été élue conformément à l’article V, paragraphe 3 f). Dans ce cas, la nouvelle Présidence agit conformément à l’article VI du présent Règlement intérieur.

Article IX – Archives

Un des Services membres a assuré l’archivage des documents-papier de la Conférence depuis sa création et jusqu’à la fin de la Présidence néerlandaise en 2006. À compter de janvier 2007, les documents sont archivés exclusivement en format numérique sur le site internet de la Conférence.

Article X – Langues

  1. L’allemand, l’anglais et le français sont les langues de travail de la Conférence, dans lesquelles ses documents sont établis. Pendant les travaux de l’Assemblée, la Présidence assure dans l’une ou l’autre de ces langues le résumé des interventions lorsque la compréhension des débats l’exige.
  2. Durant les sessions de l’Assemblée, chaque participant peut utiliser sa propre langue. Si cette langue n’est pas une langue de travail, l’interprétation dans au moins l’une des trois langues de travail de la Conférence est assurée aux frais de son service.
  3. Si un Service n’est pas en mesure de respecter les principes précités par ses propres moyens, les autres Services sont tenus de l’assister.

Article XI – Coûts de participation

Les Services membres et les Services participants supportent les frais de leur participation aux travaux de la Conférence. Aucune cotisation n’est demandée. Aucun Service n’est tenu de prendre en charge des frais résultant de décisions ou de recommandations de la Conférence. En règle générale, le coût du nom de domaine et de l’hébergement du site internet de la Conférence est pris en charge par le Service membre qui assume la prochaine Présidence et qui prend à son compte le contrat avec le fournisseur d’accès. Si ce Service membre n’est pas en mesure de prendre en charge ce coût, il doit trouver un autre Service membre ou Service participant disposé à le faire. Si aucun Service membre ou Service participant n’est prêt à payer, le site internet est fermé conformément au contrat conclu avec le fournisseur d’accès.

Article XII – Amendements

  1. Tout Service membre peut proposer un amendement au présent Règlement intérieur. Il envoie sa proposition à la Présidence qui la communique immédiatement aux Services membres et aux Services participants, au plus tard quatre mois avant la session de l’Assemblée à l’ordre du jour de laquelle il sera inscrit. Toute modification proposée à un tel amendement doit être communiquée aux Services membres et aux Services participants au plus tard deux mois avant la session de l’Assemblée.
  2. Les amendements ayant des incidences financières doivent être adoptés à l’unanimité. Les autres amendements doivent l’être selon les dispositions de l’article V, paragraphe 5. Les amendements ainsi adoptés entrent en vigueur immédiatement.

Article XIII – Retrait

  1. Tout Service membre ou Service participant peut se retirer de la Conférence moyennant un préavis écrit de trois mois. La Présidence en informe dans les plus brefs délais tous les Services membres et Services participants.
  2. Lorsque l’Assemblée constate qu’un Service :
    (a) a cessé toute activité dans les domaines d’action définis à l’article Ier, ou
    (b) ne remplit pas ses obligations en vertu du présent Règlement intérieur, notamment qu’il n’a pas participé aux travaux de la Conférence pendant quatre années consécutives, elle demande à la Présidence d’inviter ce Service à se déterminer sur sa participation aux travaux de la Conférence.
  3. En l’absence de réponse dans un délai de trois mois ou en cas de réponse négative, ce Service est considéré comme s’étant retiré de la Conférence. L’Assemblée prend acte de ce retrait.
  4. L’Assemblée statue sur l’exclusion du Service qui, au cours des deux années suivantes, n’a toujours pas participé aux travaux de la Conférence.

Article XIV – Dissolution

La Conférence est dissoute si le nombre des pays représentés par les Services membres est inférieur à cinq. Elle peut être dissoute à tout moment par décision unanime des Services membres.

Article XV – Dispositions finales

  1. Le Règlement intérieur de la Conférence adopté à Paris le 23 septembre 2021 est abrogé.
  2. Le présent Règlement intérieur est adopté à la double majorité des deux tiers des Services membres présents et votants et des pays qu’ils représentent.
  3. Il entre en vigueur immédiatement. 

Fait à Helsinki, le 11 septembre 2025,

en allemand, anglais et français, les trois textes faisant également foi.