Geschäftsordnung der KÜDES

Die am 11. September 2025 in Helsinki zusammengetretenen Mitgliedsdienste der Konferenz der Übersetzungsdienste europäischer Staaten (im Folgenden die „Konferenz” genannt) – gestützt auf die Erfahrungen, die bei der Zusammenarbeit im Rahmen der am 19. Oktober 1982 in Bern angenommenen und am 16. Oktober 2008 in Madrid, am 22. November 2018 in Ankara und am 23. September 2021 in Paris geänderten Geschäftsordnung gewonnen wurden, in dem Wunsch, ihre Zusammenarbeit zu verstärken – sind übereingekommen, sich die nachstehende Geschäftsordnung zu geben:

Artikel I – Ziele und Aufgaben

  1. Die Konferenz will eine wirksame Zusammenarbeit zwischen den Übersetzungs-, Terminologie- und Dolmetschdiensten der Zentralverwaltungen europäischer Staaten herbeiführen.

  2. Zu diesem Zweck fördert die Konferenz
    (a) den Informations- und Erfahrungsaustausch im Bereich der Übersetzung, der Terminologie und des Dolmetschens sowie der zugehörigen Dokumentation;
    (b) die gegenseitige Unterstützung im Bereich der Übersetzung, der Terminologie und des Dolmetschens sowie der zugehörigen Dokumentation;
    (c) die Koordinierung und Verwirklichung von Programmen und Projekten, die sich auf Übersetzung, Terminologie und Dolmetschen beziehen;
    (d) die Zusammenarbeit im Bereich der beruflichen Aus- und Fortbildung und in allen anderen Bereichen, welche die im öffentlichen Dienst tätigen Übersetzer, Terminologen und Dolmetscher betreffen.

Artikel II – Mitgliedsdienste

  1. Als Mitgliedsdienste gelten diejenigen Übersetzungs-, Terminologie- und Dolmetschdienste europäischer Staaten, die am 11. September 2025 Mitgliedsdienste waren.
  2. Nach Inkrafttreten dieser Geschäftsordnung können Übersetzungs-, Terminologie- und Dolmetschdienste von Zentralverwaltungen europäischer Staaten den Beitritt zur Konferenz als Mitgliedsdienst beantragen. Je nach Verwaltungsstruktur stufen verschiedene Länder verschiedene Einrichtungen als Teil ihrer Zentralverwaltung ein. Damit ein Dienst beitrittsberechtigt ist, muss die Einrichtung, bei der er angesiedelt ist, in seinem Land als Einrichtung der Zentralverwaltung gelten. Die Übersetzungs-, Terminologie- und Dolmetschdienste von Parlamenten und Zentralbanken gelten als beitrittsberechtigt.
  3. Um Mitgliedsdienst zu werden, richten die Bewerber einen schriftlichen Beitrittsantrag an den Vorsitz, der diesen innerhalb  von zwei Monaten nach Eingang allen Mitgliedsdiensten zur Kenntnis bringt. Der Antrag gilt als angenommen, wenn nicht innerhalb von zwei Monaten nach der Unterrichtung durch den Vorsitz ein Mitgliedsdienst eine Entscheidung über den Antrag durch die Versammlung verlangt.
  4. Die Mitgliedsdienste verpflichten sich, im Rahmen ihrer Möglichkeiten an der Verwirklichung der Ziele der Konferenz mitzuarbeiten.

  5. Die Mitgliedsdienste erscheinen in der im Anhang enthaltenen Liste, die vom Vorsitz fortlaufend aktualisiert wird.

Artikel III – Teilnehmende Dienste

Die Teilnahme ohne Stimmrecht an den Arbeiten der Konferenz können beantragen:

(a) Übersetzungs-, Terminologie- und Dolmetschdienste der Zentralverwaltungen von Staaten außerhalb Europas;
(b) Übersetzungs-, Terminologie- und Dolmetschdienste zwischenstaatlicher Organisationen.

Artikel II Absätze 2 und 4 gelten sinngemäß.

Artikel IV – Organe

Die Organe der Konferenz sind die Versammlung und der Vorsitz.

Artikel V – Versammlung

  1. Die Versammlung besteht aus den Delegierten der Mitgliedsdienste, in der Regel zwei je Mitgliedsdienst.
  2. Jeder teilnehmende Dienst kann zu den Tagungen der Versammlung einen Vertreter entsenden; dieser kann ihr Anregungen unterbreiten, hat jedoch kein Stimmrecht. Der Vorsitz legt die Angelegenheiten fest, deren Behandlung ausschließlich den Mitgliedsdiensten vorbehalten ist.
  3. Die Versammlung
    (a) nimmt die Geschäftsordnung an;
    (b) bestimmt die Modalitäten der in Artikel I genannten Zusammenarbeit;
    (c) nimmt die Empfehlungen der Konferenz an;
    (d) entscheidet über die Bildung und das Mandat von Arbeitsgruppen;
    (e) prüft die Berichte und Vorschläge der Arbeitsgruppen und der Mitgliedsdienste;
    (f) prüft die vom Vorsitz nach Artikel VI Absatz 2 Buchstabe f erstellte Tätigkeitsübersicht;
    (g) wählt den unmittelbar folgenden Vorsitz der Konferenz und legt den darauf folgenden Vorsitz fest;
    (h) entscheidet über die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen, die ähnliche Ziele verfolgen.
  4. Die Versammlung tritt alle zwei Jahre zu einer ordentlichen Tagung zusammen. Sie tritt zu einer außerordentlichen Tagung zusammen,
    (a) wenn der Vorsitz dies entscheidet,
    (b) wenn mindestens ein Drittel der Mitgliedsdienste dies beantragt oder
    (c) wenn alle Arbeitsgruppen dies beantragen.
    Im ersten Fall wird der Tagungsort vom Vorsitz festgelegt, in den anderen Fällen von einem Mitgliedsdienst, der sich freiwillig dazu bereit erklärt, die Tagung auszurichten.
  5. Soweit diese Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt, beschließt die Versammlung mit der doppelten Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden, abstimmenden Mitgliedsdienste und der von ihnen vertretenen Länder. Jeder Mitgliedsdienst hat nur eine Stimme. Mitgliedsdienste, die sich der Stimme enthalten, gelten als nicht an der Abstimmung teilnehmend.

Artikel VI – Vorsitz

  1. Der nach Artikel V Absatz 3 Buchstabe f gewählte Mitgliedsdienst nimmt beginnend am 1. Januar, der auf die Tagung der Versammlung, die ihn gewählt hat, folgt, für zwei Jahre den Vorsitz der Konferenz wahr. Der scheidende Vorsitz gewährt dem nachfolgenden zur Wahrung der Kontinuität seine Unterstützung.

  2. Der Vorsitz
    (a) stellt die Tagesordnung für die Tagungen der Versammlung auf;
    (b) übernimmt die Organisation und Leitung der Arbeiten der Versammlung, bei Bedarf mit Unterstützung eines anderen Mitgliedsdienstes;
    (c) sorgt für die Verteilung der Entscheidungen und Empfehlungen der Versammlung;
    (d) sorgt für die Verteilung der Berichte und Vorschläge der Arbeitsgruppen an die Mitgliedsdienste und an die teilnehmenden Dienste;
    (e) trägt die Kosten des Domänennamens der Konferenz und des Hostings der Website oder sucht einen anderen Mitgliedsdienst oder teilnehmenden Dienst, der zur Kostenübernahme bereit ist;
    (f) erstellt am Ende seiner Amtszeit eine Tätigkeitsübersicht der Konferenz;
    (g) übt nach Maßgabe seiner Möglichkeiten alle anderen ihm von der Versammlung übertragenen Aufgaben aus;
    (h) lädt außer den Mitgliedsdiensten und den teilnehmenden Diensten Vertreter anderer Dienste oder Institutionen als Beobachter zu den Arbeiten der Versammlung ein beziehungsweise ist bereit, sie dazu einzuladen. Die Beobachter besitzen kein Stimmrecht und haben keine Möglichkeit, Anregungen zu unterbreiten;
    (i) archiviert die einschlägigen Dokumente des zweijährigen Vorsitzes auf der Website der Konferenz.

  3. Der Vorsitz hat das Recht, die Konferenz bei Treffen oder Gruppen zu vertreten, die für die Konferenz von Interesse sind. Mitgliedsdienste oder teilnehmende Dienste können den Vorsitz über solche Treffen oder Gruppen unterrichten. Der Vorsitz, in Abstimmung mit den Vorsitzenden, stellvertretenden Vorsitzenden und Ko-Vorsitzenden der Arbeitsgruppen,
    (a) entscheidet über die Teilnahme der Konferenz an solchen Treffen oder Gruppen;
    (b) kann das Vertretungsrecht auf ein Mitglied einer Arbeitsgruppe übertragen.

Artikel VII – Arbeitsgruppen

  1. Die Arbeitsgruppen setzen sich aus freiwilligen Vertretern der Mitgliedsdienste oder teilnehmenden Dienste zusammen.
    2. Jede Arbeitsgruppe entscheidet über ihre interne Organisation. Sie unterrichtet den Vorsitz über ihren Vorsitzenden und ihren stellvertretenden Vorsitzenden beziehungsweise ihre Ko-Vorsitzenden.
    3. Die Arbeitsgruppen können, falls erforderlich und unter der Bedingung, dass für die Konferenz keine Kosten entstehen, Experten hinzuziehen.
    4. Die Arbeitsgruppen sind der Versammlung gegenüber rechenschaftspflichtig.

Artikel VIII – Außergewöhnliche Umstände

  1. Im Sinne dieser Geschäftsordnung bedeuten „außergewöhnliche Umstände” Situationen, die das Erreichen der in Artikel I festgelegten Ziele behindern oder die Durchführung der Sitzung beziehungsweise Sitzungen der Arbeitsgruppen oder der ordentlichen Tagung der Versammlung verhindern.
  2. Im Falle außergewöhnlicher Umstände, die den Vorsitz daran hindern, während seiner zweijährigen Amtszeit die Tagung der Versammlung abzuhalten, hat der Vorsitz folgende Möglichkeiten:
    (a) Er kann, in Abstimmung mit den Vorsitzenden, stellvertretenden Vorsitzenden und Ko-Vorsitzenden aller Arbeitsgruppen und dem designierten Vorsitz beziehungsweise den designierten Vorsitzen, seine Amtszeit um ein Jahr verlängern und sicherstellen, dass die Tagung der Versammlung in diesem Zeitraum abgehalten wird;
    (b) er kann die Zuständigkeit für die Organisation der Tagung der Versammlung auf den designierten Vorsitz übertragen. Der designierte Vorsitz kann eine außerordentliche Tagung der Versammlung nach Artikel V Absatz 4 abhalten.
  3. Gelingt es dem Vorsitz nicht, die Tagung der Versammlung während seiner zweijährigen oder verlängerten Amtszeit abzuhalten, so beraten die Vorsitzenden, stellvertretenden Vorsitzenden und Ko-Vorsitzenden aller Arbeitsgruppen gemeinsam über das weitere Vorgehen. Sie können beschließen,
    (a) eine außerordentliche Tagung der Versammlung nach Artikel V Absatz 4 abzuhalten oder
    (b) den Vorsitz auf den designierten Vorsitz zu übertragen; dieser gilt damit als gewählt nach Artikel V Absatz 3 Buchstabe f. In diesem Fall verfährt der neue Vorsitz nach Artikel VI dieser Geschäftsordnung.

Artikel IX – Archiv

Einer der Mitgliedsdienste führte die Dokumente der Konferenz in Papierform seit ihrer Gründung bis zum Ende des niederländischen Vorsitzes 2006. Seit Januar 2007 werden die Dokumente ausschließlich elektronisch auf der Website der Konferenz archiviert.

Artikel X – Sprachen

  1. Die Arbeitssprachen der Konferenz, die auch für ihre Dokumente verwendet werden, sind Deutsch, Englisch und Französisch. Während der Tagungen der Versammlung sorgt der Vorsitz, wenn es für das Verständnis erforderlich ist, für eine Zusammenfassung der Diskussionsbeiträge in einer dieser Sprachen.
  2. Während der Tagungen besteht für die Teilnehmer die Möglichkeit, in ihrer eigenen Sprache zu sprechen. Handelt es sich dabei nicht um eine der Arbeitssprachen, so muss auf Kosten ihres jeweiligen Dienstes für die Verdolmetschung in mindestens eine der drei Arbeitssprachen der Konferenz Sorge getragen werden.
  3. Ist ein Dienst nicht in der Lage, die Einhaltung vorstehender Grundsätze durch eigene Mittel sicherzustellen, so sind die anderen Dienste gehalten, ihn zu unterstützen.

Artikel XI – Teilnahmekosten

Die Mitgliedsdienste und die teilnehmenden Dienste tragen die Kosten ihrer Teilnahme an den Arbeiten der Konferenz. Ein Beitrag wird nicht erhoben. Eine Verpflichtung zur Übernahme von Kosten aufgrund von Entscheidungen und Empfehlungen der Konferenz besteht nicht. Jedoch werden die Kosten für den Domänennamen der Konferenz und das Hosting der Website in der Regel von dem Mitgliedsdienst getragen, der den unmittelbar folgenden Vorsitz übernimmt; in dessen Namen wird auch der Vertrag mit dem Hosting-Dienstleister fortgeführt. Sollte dieser Mitgliedsdienst nicht in der Lage sein, die Kosten zu tragen, obliegt es ihm, einen anderen Mitgliedsdienst oder teilnehmenden Dienst zu finden, der zur Kostenübernahme bereit ist. Erklärt sich kein Mitgliedsdienst oder teilnehmender Dienst freiwillig dazu bereit, so wird die Website nach Maßgabe des mit dem Hosting-Dienstleister geschlossenen Vertrags geschlossen.

Artikel XII – Änderungen

  1. Jeder Mitgliedsdienst kann eine Änderung dieser Geschäftsordnung vorschlagen. Er sendet seinen Änderungsvorschlag an den Vorsitz, der ihn unverzüglich und spätestens vier Monate vor der Tagung der Versammlung, auf deren Tagesordnung er steht, den Mitgliedsdiensten und den teilnehmenden Diensten mitteilt. Vorschläge zur Modifikation einer solchen Änderung sind spätestens zwei Monate vor der Tagung der Versammlung den Mitgliedsdiensten und den teilnehmenden Diensten zu übermitteln.
  2. Änderungen der Geschäftsordnung, die finanzielle Verpflichtungen beinhalten, bedürfen der Einstimmigkeit. Sonstige Änderungen werden nach Artikel V Absatz 5 beschlossen. Die so beschlossenen Änderungen treten umgehend in Kraft.

Artikel XIII – Austritt

  1.  Jeder Mitgliedsdienst oder teilnehmende Dienst kann unter Einhaltung einer dreimonatigen Kündigungsfrist schriftlich seinen Austritt aus der Konferenz erklären. Der Vorsitz setzt hiervon unverzüglich alle Mitgliedsdienste und teilnehmenden Dienste in Kenntnis. 

  2. Wenn die Versammlung zu der Einschätzung gelangt, dass ein Dienst 
    (a) jegliche Aktivität in den in Artikel I definierten Tätigkeitsbereichen eingestellt hat oder
    (b) seine aus der Geschäftsordnung hervorgehenden Verpflichtungen nicht erfüllt, insbesondere, wenn er vier Jahre in Folge nicht an den Arbeiten der Konferenz teilgenommen hat,
    bittet sie den Vorsitz, diesen Dienst aufzufordern, über seine weitere Teilnahme an den Arbeiten der Konferenz zu entscheiden.

  3. Nimmt ein Dienst innerhalb von drei Monaten nicht dazu Stellung oder gibt einen negativen Bescheid, gilt er als aus der Konferenz ausgetreten. Die Versammlung nimmt den Austritt zu Protokoll.

  4. Die Versammlung entscheidet über den Ausschluss eines Dienstes, der im Laufe zweier weiterer Jahre nicht an den Arbeiten der Konferenz teilgenommen hat.

Artikel XIV – Auflösung

Die Konferenz wird aufgelöst, wenn die Zahl der von den Mitgliedsdiensten vertretenen Länder weniger als fünf beträgt. Sie kann jederzeit durch einstimmigen Beschluss der Mitgliedsdienste aufgelöst werden.

Artikel XV – Schlussbestimmungen

  1. Die am 23. September 2021 in Paris angenommene Geschäftsordnung der Konferenz wird hiermit aufgehoben.
  2. Die vorliegende Geschäftsordnung wird mit der doppelten Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden, abstimmenden Mitgliedsdienste und der von ihnen vertretenen Länder verabschiedet.
  3. Sie tritt umgehend in Kraft.

Geschehen zu Helsinki am 11. September 2025

in deutscher, englischer und französischer Sprache, wobei jeder Wortlaut gleichermaßen verbindlich ist.